Am 25 Mai tritt das neue EU-Gesetz in Kraft. Das Ziel dieses Gesetzes ist es, dass Unternehmen verantwortlicher und transparenter mit den Daten ihrer Kunden umgehen. Ein Europäischer Datenschutzbeauftragter wird dafür verantwortlich sein, zu garantieren, dass europäische Unternehmen sich daranhalten. Bevor man sich versieht ist es schon so weit und womöglich ist auch Ihr Salon oder Ihre Praxis von dem neuen Gesetz betroffen. In diesem Blog erklären wir, wieso das Gesetz Ihren Salon oder Ihre Praxis betrifft und welche Veränderungen bevorstehen.

Ist mein Salon/meine Praxis von der EU-Datenschutz-Verordnung betroffen?

Die General Data Protection Regulation (GDPR) betrifft alle Unternehmen, die Kundendaten verwalten oder deren Sitz sich in der EU befindet. Sollte Ihr Unternehmen außerhalb der EU ansässig sein, dann sind Sie trotzdem von dem Gesetz betroffen, wenn Sie Daten von europäischen Bürgern verwalten.

Diese neuen Verordnungen beziehen sich auf alles, was mit der Nutzung von Daten zu tun hat wie zum Beispiel das Speichern, Versenden, Bearbeiten oder Einsehen.

Die wichtigsten Änderungen

Es ist natürlich gut zu wissen, dass die neuen Verordnungen das eigene Unternehmen betreffen. Aber was bedeutet das genau und sollten man sich Sorgen machen? Ja und nein. Ja, Sie sollten sich frühzeitig und gründlich damit beschäftigen, denn es gelten hohe Strafen bei einem Verstoß. Nein, denn wenn Sie sich hiervon bewusst sind und einige Vorkehrungen treffen, dann sind Sie schon schnell gut vorbereitet auf die Gesetzesänderungen. Auch wenn Sie mit einer Software arbeiten, dann wird Ihnen bezüglich Datenschutz und Privacy schon das ein oder andere abgenommen. Sollten Sie Fragen dazu haben, wie Salonized mit den neuen Gesetzen umgeht und was wir diesbezüglich für Sie tun können, dann können Sie gern Kontakt mit uns aufnehmen. Lassen Sie uns zunächst einen Überblick schaffen über die neusten Änderungen.

#1 – Informieren Sie Ihre Kunden

Eine der neuen Rechte ist das Recht, informiert zu werden. Ihre Kunden haben ab dem 25. Mai das Recht, über die Art und Weise wie Sie ihre Informationen speichern, informiert zu werden. Dies tun Sie am Besten in einer Datenschutzerklärung. Darin geben Sie genau an, welche Daten Sie sammeln und zu welchen Zwecken. Bevor Sie Daten sammeln, muss der Kunde angeben, dass er damit einverstanden ist. Nutzen Sie den Online-Terminsystem von Salonized? Kein Problem! Wir werden eine praktische Funktion bauen, sodass Ihre Kunden weiterhin mit derselben Leichtigkeit Ihre Termine buchen können.

#2 – Sammeln Sie nicht mehr Informationen als nötig

Das neue Gesetz verlangt, dass effizient und verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten umgegangen wird. Vielleicht machen Sie das jetzt schon, aber Sie sollten nur Daten sammeln, die Sie für Ihren Service benötigen. Dadurch behalten Sie einen guten Überblick über die Daten Ihrer Kunden und Sie reduzieren gleichzeitig das Risiko, dass sensible Kundeninformationen verloren gehen.

Beispiel: Sie speichern die Daten eines Kunden. Sie senden allerdings nie eine Karte zum Geburtstag oder eine Rechnung per Post und Sie führen auch keine Behandlungen bei dem Kunden zuhause aus. In diesem Fall sollten Sie die Adressdaten des Kunden gar nicht erst speichern. Wahrscheinlich vergesse ich etwas, weshalb Sie gerade die Adresse des Kunden speichern sollten. Wenn Sie einen Grund dafür haben, die Adresse des Kunden zu speichern, dann können Sie das natürlich tun.

Tipp: Nutzen Sie diesen Maßstab mal für Ihre Datenspeicherung. So merken Sie schnell, welche Daten Sie auf jeden Fall speichern sollten und dürfen und welche Sie lieber links liegen lassen sollten.

#3 – Das Recht auf Einsicht, Mitnahme und Löschen

Mit Eingang des neuen Gesetzes hat jede Person, deren Daten bei einem Unternehmen gespeichert sind, das Recht, diese Daten löschen zu lassen, einzusehen oder mitzunehmen. Diese Vorschriften wurden vor allem für große Unternehmen wie Facebook, Twitter oder WhatsApp aufgestellt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie damit in Ihrem Salon oder Ihrer Praxis zu tun haben werden ist also nicht allzu groß.

#4 – Datenverarbeitungsvereinbarung

Damit Sie unbesorgt Ihre Kundendaten in Salonized speichern können, muss eine Datenverarbeitungsvereinbarung aufgestellt werden. Darin erklären wir genau, welche Verantwortung wir tragen und welche Vorkehrungen wir treffen, um Ihre Daten zu schützen. Das passiert momentan schon, wenn Sie ein Abonnement abschließen. Ab Mai wird es dafür eine separate Datenverarbeitungsvereinbarung geben.

#5 – Datenschutzbeauftragter

In einigen Fällen muss innerhalb des Unternehmens jemand zum Datenschutzbeauftragten ernannt werden. Dieser Beauftragte ist dafür verantwortlich, dass vorschriftsgemäß mit den Kundendaten umgegangen wird. Es kann sein, dass Sie sensible Informationen verwalten, wie zum Beispiel:

• Vor- und Nachfotos
• Terminberichte mit Informationen über den physischen oder psychischen Zustand eines Kunden
• Aufnahmeformulare mit persönlichen Informationen

Sollten Sie solche Informationen speichern, dann ist die Chance groß, dass Sie in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten ernennen müssen. Das kann entweder eine externe oder eine interne Person sein. Es ist vor allem wichtig, dass dieser Beauftragte unabhängig ist, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter gut beraten werden.

# Gut vorbereitet

Sind Sie noch auf der Suche nach einer Software, die Ihnen dabei hilft, die neuen Vorschriften zu erfüllen? Über unsere Website können Sie einen Probeaccount erstellen und alle Funktionen zwei Wochen lang gratis testen. Unser Team steht Ihnen dabei zu jeder Zeit für alle Fragen zur Verfügung!