Wie bestätigst du deinen KundInnen, dass ihre Terminvereinbarung bei dir erfolgreich war? Am einfachsten ist wohl das Senden einer Bestätigungsmail. Dies zeugt nicht nur von Professionalität, sondern garantiert auch, dass du stets alle vereinbarten Details schriftlich festhältst.

Warum sollte man eine E-Mail senden, um einen Termin zu bestätigen?

Das Verschicken einer Bestätigungsmail bietet mehr Vorteile als du zunächst vielleicht denkst. Allem voran wird bestätigt, dass der Termin erfolgreich vereinbart wurde. KundInnen freuen sich über eine schriftliche Bestätigung und dir hilft sie dabei, dass du den anstehenden Termin nicht vergisst. Darüber hinaus liefert eine solche E-Mail einen Überblick über alle Details, die für den vereinbarten Termin relevant sind. Dadurch bietest du deinen KundInnen die Möglichkeit, noch einmal nachzuschauen, was vereinbart wurde.

Zu guter Letzt: Eine Bestätigungsmail verringert das Risiko von No-Shows. Wenn deine KundInnen keine Bestätigungsmail erhalten, gibt es keinen Beweis dafür, dass der Termin tatsächlich vereinbart wurde. Neben der Möglichkeit, dass KundInnen ihren Termin einfach vergessen, kann es eventuell auch passieren, dass sie diesen bewusst nicht wahrnehmen. Immerhin gibt es keinen Beweis dafür, dass der Termin tatsächlich gebucht wurde.

Wie verfasst man eine E-Mail zur Terminbestätigung?

Wenn du einen Termin mit einer E-Mail bestätigen möchtest, muss es sich nicht um eine lange und umfangreiche E-Mail handeln, aber du solltest sicherstellen, dass die folgenden wichtigen Punkte in deiner Mail enthalten sind:

1) Eindeutiger Betreff

Halte den Betreff der E-Mail kurz und verständlich. So erkennen deine KundInnen sofort, dass die Bestätigungsmail von deinem Salon kommt, was wiederum die Wahrscheinlichkeit verringert, dass deine E-Mail im Spam-Ordner landet.

2) Persönliche Note

Die Anrede der Mail sollte stets persönlich formuliert sein. Dadurch vermittelst du deinen KundInnen ein Gefühl der Anerkennung und gehst sicher, dass deine E-Mail von der richtigen Person gelesen wird.

3) Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind

Füge immer das Datum und die Uhrzeit des Termins sowie die Art der Behandlung oder den Betreff des Termins in die E-Mail ein.

4) Vergiss nicht deine eigenen Kontaktdaten

Für den Fall, dass deine KundInnen eine Terminänderung vornehmen möchten, sollte die E-Mail alle deine Kontaktdaten enthalten. Dazu zählt auch die Adresse deines Salons. Setze alle deine Kontaktdaten in eine Übersicht und füge am besten auch noch einen Link ein, über den deine KundInnen den Termin direkt online verschieben oder ggfs. stornieren können.

5) Und falls erforderlich…

Du kannst deine E-Mail zur Terminbestätigung ganz individuell gestalten. Hierzu zählen beispielsweise Links zu deinem Online-Kalender, über den Termine verschoben oder abgesagt werden können, Links zu deinen Social Media-Plattformen und eine Kalenderintegration. Letzteres ermöglicht es deinen KundInnen, den bestätigten Termin mit einem einzigen Klick zu ihrem Online-Kalender hinzuzufügen, wodurch die Chance sinkt, dass sie den Termin vergessen. Du kannst deine Bestätigungsmail so kreativ gestalten, wie du möchtest, auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist. Eine Sache, auf die du jedoch achten kannst, ist, dass du eine Sprache verwendest, die mit deinem Salon übereinstimmt. Sprichst du deine KundInnen formell oder informell an? Verwende den gleichen Ton in deiner E-Mail.

E-Mail-Muster: Termin bestätigen

So könnte ein Beispiel für eine professionelle Bestätigungsmail aussehen.

Termin bestätigen mit Salonized

Wenn du Salonized verwendest, kannst du automatische E-Mails einrichten, darunter auch eine Bestätigungsmail. Diese wurde bereits für dich verfasst, du kannst sie aber jederzeit individuell anpassen. Erfahre, wie du dein E-Mail-Muster zur Terminbestätigung in Salonized anpasst.