Product functies

tips advice

De belangrijkste veranderingen van de nieuwe privacywet voor jouw salon of praktijk

26 januari 2018 — Amber

Privacy wetgeving salon

**25 mei 2018 maakte de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) plaats voor een nieuwe Europese privacywet. Deze wet staat in Nederland ook wel bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het doel van deze wet is dat bedrijven zorgvuldiger en transparanter omgaan met persoonsgegevens.

De nieuwe wet krijgt een Europese toezichthouder en deze zal er streng op toezien dat bedrijven voldoen aan de nieuwe wetgeving. Bij Salonized nemen we de bescherming van jouw klantgegevens erg serieus. Om die reden hebben we extra maatregelen getroffen zodat je ook onder de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG) efficient en tijdbesparend kunt blijven werken.

In dit blog lees je waarom de wet betrekking heeft op jouw salon of praktijk en welke veranderingen de nieuwe privacywetgeving met zich meebrengt**


Wil je zo snel mogelijk voldoen aan de nieuwe privacywet? Lees dan ons blog met 5 tips zodat je binnen no time voldoet aan de nieuwe privacywet!


Geldt de AVG voor mijn salon of praktijk?

De AVG heeft betrekking op alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken en binnen Europa gevestigd zijn. Ook als je bedrijf buiten Europa gevestigd is, maar wel persoonsgegevens van Europese burgers verwerkt, valt je bedrijf onder deze nieuwe wet.

GDPR-salon-software

Het verwerken van persoonsgegevens heeft betrekking op alles wat je met persoonsgegevens kunt doen. Denk aan opslaan, verwijderen, bewerken, doorsturen of inzien. Zodra je klantgegevens opslaat in Salonized of andere software is er dus al sprake van het verwerken van persoonsgegevens en is de AVG van toepassing op jouw salon of praktijk.

De belangrijkste veranderingen binnen de AVG

Goed om te weten natuurlijk, dat de AVG ook betrekking heeft op jouw onderneming. Maar wat betekent dat nou eigenlijk en is er een reden om je druk te maken? Ja en nee. Ja, je moet je druk maken want zodra je niet voldoet aan de nieuwe privacywetgeving is er een risico op hoge boetes. Nee, want de kans is groot dat je door bewustwording en een paar maatregelen al snel zult voldoen aan de nieuwe privacywetgeving. Ook als je gebruikt maakt van een professioneel softwaresysteem wordt veel werk met betrekking tot privacy en de bescherming van persoonsgegevens al uit handen genomen. Neem gerust contact met ons op als je benieuwd bent wat Salonized hierin voor jou betekent of kan betekenen. Laten we nu kijken naar de belangrijkste veranderingen binnen de AVG.

1. Informeer jouw klanten

Één van de nieuwe privacy rechten is het recht om geïnformeerd te worden. Jouw klanten hebben straks het recht om geïnformeerd te worden over de wijze waarop je hun persoonsgegevens verwerkt. Dit doe je in een privacyverklaring. Hierin vermeld je precies welke gegevens je verzamelt en voor welke doeleinden. Plaats je privacyverklaring bijvoorbeeld op je website en zorg ervoor dat je deze eenvoudig kunt raadplegen zodra klanten ernaar vragen.


Wil je binnen no-time voldoen aan de nieuwe privacywet zonder dat dit je erg veel tijd of geld kost? Dit kan met behulp van de gratis module van VraagHugo. Deze tool geeft je vrijblijvend advies en biedt de juiste documenten, zoals een privacyverklaring, tegen een betaalbare prijs. Onderaan dit blog lees je hier meer over


2. Verzamel niet meer gegevens dan nodig

De nieuwe privacywetgeving wilt dat bedrijven efficiënt en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Misschien doe je dit nu al, maar verzamel daarom alleen de gegevens die je nodig hebt om jouw service te kunnen verlenen. Hiermee houd je niet alleen overzicht op alle klantgegevens die je beheert, je verkleint ook het risico dat gevoelige persoonsgegevens kwijtraken.

Voorbeeld: je slaat de adresgegevens van jouw klanten op. Maar je verstuurd klanten nooit een verjaardagskaart of een papieren factuur en je geeft geen behandelingen aan huis. Dan kun je in dat geval beter geen adresgegevens opslaan. Waarschijnlijk zie ik verschillende redenen waarom je júist wel adresgegevens nodig hebt over het hoofd. In het geval dat jij wel een reden kunt bedenken om adresgegevens op te slaan is het geoorloofd om dit te doen.

Tip: hanteer deze redenatie eens voor jouw eigen situatie, dan heb je zeer snel een beeld van de gegevens die je wel op kunt slaan en welke je beter links kunt laten liggen.

3. Recht om vergeten te worden, in te zien en mee te nemen

Elk individu waarvan persoonsgegevens zijn opgeslagen bij een bedrijf, heeft straks het recht om vergeten te worden om zijn of haar gegevens in te zien of mee te nemen. Dat recht hebben jouw klanten straks ook. Ze kunnen je verzoeken de gegevens te verwijderen, ze in te zien of de gegevens in handen te krijgen. Deze regels zijn voornamelijk in het leven geroepen voor de grote bedrijven zoals Facebook, Whatsapp en Twitter. De kans dat jij hier in de praktijk mee te maken zult krijgen is dan ook zeer klein.

4. Verwerkersovereenkomst

Omdat je klantgegevens opslaat in Salonized, moet er een verwerkersovereenkomst opgesteld worden. Hierin leggen wij - als softwareprogramma - precies uit welke verantwoordelijkheden en maatregelen we treffen voor de bescherming van jouw klantgegevens. Ben je klant bij Salonized of overweeg je onze software te gaan gebruiken dan kun je hier onze verwerkersovereenkomst raadplegen.

5. Privacy officer

In sommige gevallen moet je iemand binnen je bedrijf aanstellen die er op toeziet dat er op de juiste manier om wordt gegaan met jouw klantgegevens. Het kan zijn dat je in jouw salon of praktijk gevoelige persoonsgegevens verwerkt. Enkele voorbeelden van gevoelige persoonsgegevens zijn:

  • Voor en na foto’s
  • Behandelrapport met informatie over iemands fysieke of mentale conditie
  • Intake formulier met persoonlijke informatie

Mocht jij dergelijke klantgegevens opslaan, dan neemt de kans toe dat je een privacy officer moet aanstellen binnen jouw bedrijf. Dit kan zowel een intern als extern persoon zijn. Het is vooral belangrijk dat de privacy officer onafhankelijk is, zodat deze jou en eventuele medewerkers het beste kan adviseren.

Weet binnen 10 minuten wat jou te doen staat

Natuurlijk is de nieuwe privacywet een stuk genuanceerder en kunnen de verplichtingen per salon of praktijk enigszins verschillen. Ook hebben we een paar zaken buiten beschouwing gelaten omdat de kans zeer klein is dat deze betrekking hebben op jouw situatie. Als je zelf op onderzoek uitgaat zul je snel het overzicht verliezen. Om die reden zijn we opzoek gegaan naar een modern bedrijf dat dezelfde visie draagt als Salonized: "zo veel mogelijk administratieve lasten uit handen nemen zodat je meer tijd over houdt voor je klanten". Met die missie zijn we bij VraagHugo terechtgekomen. Dit is een online module die jou binnen 10 minuten laat zien hoe jouw salon of praktijk kan voldoen aan de nieuwe privacywet. We raden je zeker aan om gebruik te maken van het gratis advies. Via Salonized krijg je 20 % korting op de juiste documenten en diensten van VraagHugo!

Ontdek VraagHugp


Heb je vragen naar aanleiding van dit blog of over Salonized? Stuur ons dan gerust een bericht of laat een opmerking achter.

Lex

Lex Vergroesen

Growth marketeer

Lex houdt van praten, surfen, plaatjes draaien en zijn hond Sjors. Hij is altijd op de hoogte van de laatste online marketing ontwikkelingen en hij deelt deze kennis graag met je.

Sz color

Maak in twee eenvoudige stappen je account aan

Of je nu alleen werkt of in een team; Salonized staat klaar voor jou. Eenvoudig, maar zeer effectief.

Aan de slag 14 dagen gratis proefperiode