Time management: hoe verdeel je jouw tijd?

Door Amber - op 04 oktober 2018 reacties

Time management salonized

Als eigenaar van een salon heb je verschillende petten op om jouw salon succesvol te maken. Je bent eigenaar, manager, marketing expert, houdt de administratie bij én hebt een agenda vol met afspraken met klanten en vertegenwoordigers. Het is dus belangrijk om je taken te organiseren, je tijd goed in te delen en je agenda te managen. Dat alles om te voorkomen dat je in een soort spagaat raakt tussen zakelijk en privé, oftewel thuis en de salon.

Het kan lastig zijn ervoor te blijven zorgen dat je jouw salon managed, in plaats van dat je gemanaged wordt door jouw klanten. Daarom delen we een aantal tips. Met als doel: het verwelkomen van een work-life balance!


Tip 1: Stop “task-hopping”

Onverwachte gebeurtenissen zijn vaak onmogelijk te voorkomen. De planning die je ‘s ochtends hebt gemaakt voor de dag, kan door allerlei zaken omgegooid worden. Toch moet je altijd proberen je op één taak tegelijkertijd te focussen. Het “hoppen” van taak naar taak is namelijk slecht voor je productiviteit.

Door steeds kleine taken tussendoor te doen (zoals de telefoon of e-mails beantwoorden, een snelle bestelling bij één van de leveranciers plaatsen) blijven belangrijke dingen liggen. Het zijn vaak taken die je liever uitstelt. Met als resultaat dat je dat vervolgens in je vrije tijd aan het doen bent. Dus ga je je op een belangrijke taak focussen? Zet je telefoon uit! Zo voorkom je dat je afgeleid wordt door appjes of social media.


Tip 2: Voorbereiding is goud

Ga voor jezelf eens na welke taken vaak terugkomen en je elke keer weer veel tijd kosten. De administratie, voorraad bestellingen, marketingacties (bijvoorbeeld een leuke nieuwsbrief) of een nieuwe medewerker inwerken?

Zorg voor structuur of zelfs automatisering bij deze taken. Begin bijvoorbeeld met het automatisch bijhouden van je administratie met een kassasysteem. In Salonized download je per maand gemakkelijk alle transactie informatie voor je boekhouding. Omzet, btw, inkomsten per betaalmethode; het systeem spuugt het allemaal voor je uit. Dat scheelt jou een hoop tijd omdat je het niet meer handmatig hoeft bij te houden in excel bestanden.

Stel daarnaast bijvoorbeeld een digitale nieuwe-medewerker handleiding op, met alle zaken die je standaard moet regelen. Het voorkomt dat je dingen vergeet of er in je vrije uren mee aan de slag moet.

Want voor veel taken geldt immers: van huis uit werken is verleidelijk omdat het altijd kan. Dat denk je niet alleen zelf, maar dat denken je klanten ook. Denk maar eens aan de klanten die jou ook ‘s avonds (laat) appen voor het maken van een afspraak. Een betere work-life balance zorgt voor meer rust in je hoofd.

salonized online agenda

Een online agenda zorgt ervoor dat je ‘s avonds minder heen en weer hoeft te appen met klanten over vrije plekjes in je agenda. Bekijk hier een voorbeeld van onze online agenda.


Tip 3: Een strakke planning

Eigenlijk “verkoop” je geen gezichtsbehandeling of manicure. Je verkoopt tijd. En zoals geld kun je tijd niet verdienen of verliezen. Je kunt tijd alleen maar gebruiken. Daarom is het belangrijk dat je jouw tijd goed gebruikt, want alleen als je dat niet doet, voelt het als verloren tijd.

Neem bijvoorbeeld kwartiertjes tussen twee afspraken. Hoewel een kwartiertje niks lijkt, kun je gemakkelijk berekenen wat zo’n kwartier voor jou in geld waard is. Dat kunnen honderden euro’s per maand zijn.

Neem daarom dagelijks een paar minuten de tijd om te kijken hoe je planning er voor de komende dagen uitziet. Zie je lege kwartiertjes tussen afspraken? Bel je klanten dan op om te vragen of het mogelijk is de afspraak een kwartiertje te verplaatsen.

Dat is natuurlijk ook te automatiseren. In Salonized heb je een speciale instelling voor je online agenda, die ervoor zorgt dat klanten alleen aansluitend kunnen plannen. Klanten zien dan namelijk alleen beschikbare tijden die aansluiten op andere afspraken. Dit zorgt voor een strakkere planning en dus voor meer geld in je kassa!


Hoeveel tijd kosten alle taken jou?

Benieuwd hoeveel tijd je aan taken besteed (zoals schoonmaken, marketing en administratie) en hoeveel aan afspraken? Met de nieuwe taken-functie van Salonized houd je naast afspraken ook gemakkelijk taken bij in je agenda. Een taak maak je aan in de agenda en in de Rapporten zie je per periode precies de verdeling tussen “afspraken met klanten”, en “uren aan taken”.

salonized taken functie

medewerker-rapportage


Wil je weten hoeveel uur jij nu daadwerkelijk per maand kwijt bent met taken naast afspraken met klanten? Met de salon software van Salonized houd je jouw urenregistratie gemakkelijk bij en verkrijg je hier eenvoudig inzicht in. Maak een gratis proefaccount aan of neem vrijblijvend contact met ons op!

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3 Essentielle Kassenfunktionen für Saloneigentümer/-innen

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Mehrere Konzepte in der Beautybranche haben unterschiedliche Bedürfnisse. Für das eine ist es wichtig die Daten für den nächsten Termin möglichst vollständig zu sammeln, für das andere soll die Abrechnung zügig und ohne Umstände erfolgen, weil die nächste Kundin bereits wartet. Es gibt allerdings eine Reihe von Funktionalitäten, die die täglichen Verwaltungsaufgaben eines jeglichen Saloneigentümers vereinfachen. Denn, wenn an einem anstrengenden Tag in Ihrem Salon viel passiert, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Deshalb haben wir in der letzten Zeit an unserem Kassensystem gearbeitet um es weiter zu ergänzen. Eine der Funktionen, die wir hinzugefügt haben ist der Tagesabschluss. Wir halten dies für eine notwendige Funktion, um Ihren Salon effektiv zu führen. In diesem Blogartikel über die 3 wichtigsten Hauptelemente eines Kassensystems, finden Sie weitere Informationen über diese neue Funktionalität! 1. Tägliches Management Ein schneller Zahlungsfluss Wenn Sie sich in Salonized von dem Termin in Ihrem Terminkalender aus bezahlen lassen, sorgen Sie dann dafür dass all Informationen automatisch ausgefüllt sind: die richtige Kundin, die Leistung(en) und die Mitarbeiterinnen sind direkt in der Kasse gespeichert. Dabei erkennen Sie an der aktuellen Sparpunktezahl in der Kasse direkt ob die Kundin bereits eine ausreichende Punktezahl gespart hat, ohne dass sie dazu selbst an die Sparkarte denken muss. Das führt zu einer besonderen persönlichen Kundenerfahrung. *Vorratsverwaltung * Um eine flotte Serviceleistung zu garantieren und Enttäuschungen vorzubeugen, ist es angenehm um rechtzeitig zu wissen, welche Produkte nicht mehr in ausreichender Menge vorrätig sind. Die automatische Vorratsverwaltung sorgt dafür, dass der Vorrat eines Produkts nach einem Verkauf automatisch angepasst wird. So können Neubestellungen rechtzeitig ausgeführt werden und sehen Sie direkt welche Menge zu bestellen ist, ohne dass Sie immer wieder selbst nachzählen müssen. Geschenkgutscheine Ungewissheit in Bezug auf Ihre Geschenkgutscheine – zum Beispiel über Wert oder Fälligkeitsdatum – möchten Sie selbstverständlich verhindern. Das ist ärgerlich für Sie, wie auch für die Kundin. Deshalb ist es wesentlich angenehmer, wenn Sie sie auf einfache Weise in Ihrem Kassensystem verwalten können. In Salonized behalten Sie die gewünschte Übersicht und die Produkte lassen sich bequem verkaufen und Sie suchen sie bei der Bezahlung schnell auf. Pro Gutschein sehen Sie genau, wie hoch der (Rest-)Wert ist und wofür er benutzt wurde. 2. Datenberichte *Täglicher Bericht * Eine wichtige, tägliche Aktion, um die Übersicht über den eingehenden und ausgehenden Barbestand zu behalten ist das Öffnen und Schließen der Kasse. Mittels unserer neuen Funktion wird am Tagesende, nach dem Zählen der Kasse, ein Tagesabschlussbericht erstellt. Darin wird genau angegeben, wieviel in Geld in die Kasse hinein- und wie viel Geld aus der Kasse hinausgeflossen ist. Auch werden die erwarteten Mengen pro Zahlungsweise (in Bar, mit Karte, etc.) mit den tatsächlich gezählten Mengen der Münzen und Scheine und dem Kartenausdruck verglichen. So wird es eine eventuelle Kassendifferenz einsichtlich. Dies ist eine wichtige Funktion um die täglichen Einnahmen und Ausgaben im Griff zu behalten. Wenn Sie hierüber mehr lesen möchten, dann besuchen Sie doch diese Seite. Finanzielle Berichte Eine Analyse der Daten ist einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie wissen, wie gut Ihr Unternehmen leistet, können Sie bessere Entscheidungen treffen. Welche sind die am häufigsten gebuchten Behandlungen? Welche sind die am besten verkauften Produkte? welche Mitarbeiterin hat den höchsten Umsatz erzielt? Wie hoch waren die Leistungen dieses Monats im Vergleich zum selben Vorjahresmonat? In den Salonized-Berichten finden Sie die Antworten auf diese Fragen. 3. Immer Zugang Einer der Vorteile der Cloud-Software (eines Programms, das Sie nicht zu installieren brauchen) ist, dass Sie immer und überall Zugang zu Ihrem Account haben. In dem Salon können Sie sich ansehen, wie der Tag verlaufen ist, aber auch von zu Hause aus. Wenn Sie mit einem Team arbeiten und selbst an einem Tag nicht anwesend sind, können Sie somit auch von zu Hause aus einloggen, um sich den Tagesbericht anzusehen. Sie sind nie an einen spezifischen Computer oder einen anderen Apparat gebunden. Ein beruhigendes Gefühl!
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Wie belohnen Sie Ihre loyalen Kunden?

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3 essential cash register functions for salon owners

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Various concepts in the beauty industry have different needs. For some it is important to collect the data as complete as possible for the next appointment, for others the checkout should be smooth and without fuss because the next customer is already waiting. Nevertheless, there are a number of functionalities that simplify the daily administrative tasks of each payroll owner. Because if a lot is happening during a busy day in your salon, it is important to keep an overall view. That's why we've been working on our cash register system lately to make it more complete. One of the features we've added is the Cash Up. We think this is a necessary feature to run your salon effectively. Read more about this new functionality in this blog article about the 3 main elements of a cash register system! 1. Daily management A fast checkout flow When you pay in Salonized from the date in your calendar, it will ensure that all information is filled in automatically: the right customer, the service(s) and the employee are directly in the checkout. The current number of loyalty points in the checkout immediately shows whether the customer has already earned enough points, without having to think about the loyalty points card itself. This provides an extra personal customer experience. Inventory management 

To guarantee a prompt service and to avoid any disappointments, it is good to know in time which products are no longer in stock. Automatic stock management ensures that the stock of a product is automatically adjusted after a sale. This allows you to place new orders on time and you can see immediately how much you need to buy, without having to count every time. Gift vouchers 

Uncertainty about your gift vouchers - for example regarding the value or expiration date - is something you naturally want to avoid. This is annoying for you and the customer. That's why it's so handy if you can easily manage them in your cash register system. In Salonized you keep that desired overview; you sell them easily and look them up quickly during checkout. Per receipt you can see exactly what the (remaining) value is and what they have been used for. 2. Data reports Daily report One important daily action to keep track of incoming and outgoing cash is opening and closing the cash register. Thanks to our new feature, the Cash Up, after counting the cash register, a day closure report is automatically drawn up. This report shows exactly what went in and out of the cash register. Also, the expected numbers per payment method (cash, debit card, etc.) are compared with the actual numbers counted for coins and bills of exchange and the debit card printout. This way it makes a possible cash difference transparent. This is an important function to keep a tight grip on daily income and expenses. If you want more information on this, check this page. Financial reports The analysis of data is one of the keys to success. If you know how your company is doing, you can make better decisions. What are the most frequently booked treatments? What are the best-selling products? Which employee has achieved the most turnover? What was this month's performance compared to the same month last year? In the Salonized reports you will find all the answers to these questions. 3. Always access The benefits of cloud software (a program you don't need to install) are that you can access your account anytime, anywhere. You can watch how the day has gone by in the salon, but also from your home. If you work with a team and are not present on a day yourself, you can also log in from home to view the daily report. So, you are never bound to a specific computer or other device, a reassuring feeling! Do you want to try out the cash register and other Salonized features with no strings attached? You can do this by creating a free trial account on our website!