Hoe laat je jouw klanten weten dat hun salonafspraak staat? Simpel: stuur ze een afspraakbevestiging! Het is niet alleen professioneel, maar het geeft je ook een helder overzicht van alle gemaakte afspraken. Zo ben je altijd up-to-date en kun je met een gerust hart aan de slag.

Waarom een afspraakbevestiging sturen?

Een afspraakbevestiging heeft meer voordelen dan je zou denken.

Ten eerste, ze geven je die geruststellende bevestiging dat je afspraak inderdaad is vastgelegd. Een schriftelijke bevestiging is niet alleen goed nieuws voor jou, maar ook voor de klant. Geen kans meer op dat akelige gevoel van "Heb ik dat wel goed onthouden?"

Ten tweede heeft de klant een overzicht van alle essentiële details van de afspraak. Geen gedoe met zoeken naar notities of oude berichten. Alles wat je moet weten, netjes bij elkaar.

Ten derde: bevestigingsmails verminderen het risico van 'no-shows' aanzienlijk. Als een klant geen bevestigingsmail krijgt, is er simpelweg geen bewijs dat de afspraak is ingepland. En laten we eerlijk zijn, in de drukte van het dagelijks leven kan een afspraak weleens door de kieren van het geheugen glippen. Maar met die bevestigingsmail in de hand, is er geen twijfel meer mogelijk. Dus geen reden om die afspraak te laten schieten!

Kortom, afspraakbevestigingen zijn als de superhelden van je planning. Ze geven gemoedsrust, houden alles overzichtelijk en zorgen ervoor dat die afspraak op de radar blijft.

Hoe stel je een afspraakbevestiging op?

Het creëren van een bevestigingsmail hoeft geen ingewikkeld proces te zijn, maar het is cruciaal om ervoor te zorgen dat de volgende belangrijke elementen zijn opgenomen.

Een heldere onderwerptitel

Houd het onderwerp van de mail kort en duidelijk. Op die manier weet de klant meteen dat de mail afkomstig is van jouw salon, waardoor de bevestigingsmail minder snel in de spammap belandt.

Voeg een persoonlijke touch toe

Zorg ervoor dat de begroeting in de mail persoonlijk is. Dit geeft de klant het gevoel van erkenning en bevestigt dat de bevestigingsmail correct is ontvangen door beide partijen.

Zorg dat alle essentiële info erin staat

Dit lijkt misschien voor de hand te liggen, maar zorg ervoor dat de afspraakdatum, het tijdstip en de aard van de behandeling of het onderwerp van de afspraak duidelijk in de mail worden vermeld.

Vergeet niet je eigen contactgegevens

In het geval dat de klant wijzigingen wil aanbrengen in de afspraak, zorg ervoor dat al je contactgegevens in de mail staan, inclusief het adres van de salon. Het is gebruiksvriendelijk voor de klant om alle benodigde contactgegevens op één plek te hebben.

En eventueel nog…

Eventuele info wat je nog kunt toevoegen in de bevestiging (maar wat niet noodzakelijk is), is een link naar je online agenda om de afspraak te wijzigen of te annuleren, linkjes naar je social media en een agenda-integratie. Zo kunnen klanten met 1 klik op de knop de afspraak in hun online agenda zetten. Minder kans dat de afspraak dan vergeten wordt!

Je hebt de vrijheid om de bevestigingsmail zo creatief te maken als je wilt, maar dit is niet altijd noodzakelijk. Wat wel belangrijk is, is dat je de tone of voice gebruikt die bij jouw salon past. Spreek je de klant aan met 'jij' of 'u'? Gebruik dezelfde aanspreekvorm in de bevestigingsmail.

Afspraakbevestiging voorbeeld voor een massagepraktijk

Hi Amber,

Dank je wel voor het boeken van de volgende behandeling(en):

• Ontspanningsmassage 80 minuten

✨ Datum en Tijd

Je hebt jouw afspraak op [datum] om [tijd]. Maak je klaar om ultieme ontspanning te ervaren.

📍 Locatie

Ik heet je graag welkom op [adres]. Je kunt die spanning in je schouders al voelen verdwijnen zodra je de voordeur nadert, want er is genoeg parkeergelegenheid.

💅 Mijn Belofte

Mijn salon is zo ingericht dat je je bij aankomst al direct op je gemak voelt. Geen zorgen over genoeg privacy, die zorgen neem ik allemaal voor je op.

Ik zie je dan!

Groetjes,

Massagepraktijk Salonized, Amsterdam

Vijzelgracht 79

1017 HG Amsterdam

020 - 9832386

Afspraakbevestigingen met Salonized

In Salonized maken we het leven van salonprofessionals graag zo gemakkelijk mogelijk. En dat geldt zeker ook voor het beheren van afspraken en het bevestigen ervan!

Onze software biedt je de mogelijkheid om automatisch afspraakbevestigingen te versturen. Dit betekent dat zowel jij als je klanten nooit meer hoeven te twijfelen over de details van hun volgende beautysessie of kappersafspraak.

Hoe werkt het? Simpel! Nadat een klant een afspraak heeft geboekt via Salonized, wordt er automatisch een bevestigingsbericht verstuurd naar hun e-mail of via sms. Dit bericht bevat alle essentiële informatie die ze nodig hebben, zoals de datum, tijd en locatie van hun afspraak. Geen gedoe meer met handmatige bevestigingen of gemiste communicatie.

Met Salonized hoef je je nooit meer zorgen te maken over het bevestigen van afspraken. Het gebeurt allemaal automatisch, zodat jij je kunt concentreren op wat je het liefste doet: anderen helpen er op hun best uit te zien!

Ben je een Salonized-gebruiker dan kun je automatische e-mails, waaronder een bevestigingsmail, instellen. Deze is al voor je geschreven, maar is volledig te personaliseren. Lees in dit help artikel hoe je aan de slag kunt gaan met de bevestigingsmail.