Sicher kennst du das, dass eine Kundin/ein Kunde nicht zum Termin erschienen ist und du die Lücke, die dadurch entstanden ist, nicht mehr füllen konntest. Eine Terminerinnerung kann den entscheidenden Unterschied machen: Erstens, deine KundInnen vergessen den Termin nicht so schnell. Du kannst damit verhindern, dass jemand seinen Termin nicht wahrnimmt. Zweitens kannst du jemanden daran erinnern, seinen Termin zu verschieben (und so ein Nichterscheinen vermeiden), falls ihm der Termin doch nicht gut passt. Du kannst deine Terminerinnerung einfach per E-Mail schicken. Kopiere hierzu direkt unsere Vorlage in das Programm, das du zum Versenden deiner Mails verwendest. Wir haben sowohl eine formelle als auch eine informelle E–Mail-Vorlage erstellt. Wähle die Vorlage, die zu deinem Unternehmen passt, und ändere sie bei Bedarf. Vielleicht inspiriert dich unsere Vorlage auch dazu, selbst eine eigene Erinnerungsmail zu schreiben!

Vorlage formelle Terminerinnerung

Betreff: Terminerinnerung {{company_name}}

Text E-Mail:

Sehr geehrte/r Frau/Herr {{last_name}},

hiermit möchten wir Sie an unseren Termin für die folgenden Behandlungen erinnern:

{{services_list}}

Ort: {{company_address}}

Ihr Termin findet am {{date}} um {{time}} Uhr statt.

Bis bald, wir freuen uns auf Sie!

Mit freundlichen Grüßen

Ihr {{company_name}}-Team

Vorlage informelle Terminerinnerung

Ideen für einen Betreff:

» Vergiss mich nicht 🙋

» Wir freuen uns auf dich 🥳

Text E-Mail:

Hallo {{first_name}},

am {{date}} um {{time}} hast du bei uns einen Termin für die folgenden Behandlungen: {{services_list}}

Ort: {{company_address}}

Wir freuen uns schon sehr auf dich und darauf, dir einen wunderschönen Tag zu bereiten!

Bis bald und liebe Grüße!

Dein {{company_name}}-Team

Terminerinnerung mit Salonized

Wenn du unsere Salonized-Salon-Software verwendest, wird der Text zwischen den Klammern automatisch durch deine Salondaten und Termininformationen ersetzt. Nutzt du ein anderes E-Mail-Marketingprogramm, das deine Terminerinnerung automatisch verschickt, achte darauf, dass du die richtigen Platzhalter nutzt, damit Daten wie der Name deiner KundInnen, dein Firmenname und das Datum des Termins automatisch ausgefüllt werden können.

Und noch ein kleiner Tipp: Ermögliche es deinen KundInnen, den vereinbarten Termin über deine Erinnerungsmail zu verschieben oder abzusagen. Das geht entweder mit einem Link oder du bittest sie, dich anzurufen.

Tipps zum Schreiben einer Terminerinnerung per E-Mail

Möchtest du deine E-Mail-Vorlage anpassen, um deine Terminerinnerung noch persönlicher zu gestalten? Dann können dir unsere folgenden Tipps helfen:

• Halte deine Mail kurz und bündig
• Achte darauf, dass alle wichtigen Informationen in deinem Text enthalten sind (Name deines Salons, Name der Behandlung, Datum, Uhrzeit und Ort)
• Die meisten Mailserver verfügen über einen Kalenderlink, der automatisch in die Nachricht eingefügt wird, so dass der/die KundIn den Termin mit einem Klick in den eigenen Kalender eintragen kann
• Schreibe in einem Stil, der gut zu dir und deinem Unternehmen passt
• Welche Worte oder Zitate nutzt du gern, wenn du mit deinen KundInnen im Salon sprichst? Baue sie in deine E-Mail ein, um ihr eine persönliche Note zu geben
• Verabschiede deine KundInnen persönlich, z.B. duch: Amber von Salonized
• Emojis sind erlaubt, aber beschränke dich auf eines – immerhin handelt es sich um eine kurze E-Mail

Wann ist der beste Zeitpunkt, um eine Terminerinnerung zu senden?

Am besten ist es, wenn du 2 Erinnerungsmails schickst: Eine Mail 24 Stunden vor dem Termin und die zweite Mail 2 Stunden vor dem Termin. Falls jemand deinen Termin vergisst, hast du die Möglichkeit, ihn noch innerhalb von 2 Stunden anderweitig zu vergeben. Schickst du deine Erinnerung dagegen erst 1 Stunde oder kurz vorher, bleibt dir kaum noch Zeit für eine Umplanung. Die zweite Erinnerungsmail kannst du genauso halten wie die erste.

Optional kannst du zu Beginn noch eine zusätzliche Einleitung schreiben wie. “…heute ist es so weit.”

Win-win: Locke mit einer Rabatt-Aktion

Nutze deine Vorlage zur Terminerinnerung sofort für dein Marketing. Damit deine KundInnen nicht zu viele E-Mails empfangen, kannst du in deiner Erinnerungsmail gleich auf eine Rabatt-Aktion aufmerksam machen.

So bindest du einen Rabatt in deine E-Mail ein

Füge eine spontane Aktion an deine E-Mail hinzu, indem du die Erinnerungsmail zum Beispiel wie folgt beendest: “Bei Vorlage dieser E-Mail erhalten Sie beim Kauf von 2 Produkten im Salon einen Rabatt von 10% (nur am Tag des Termins gültig).”

Du kannst deine E-Mail auch nutzen, um deinen KundInnen besonders exklusive Produkte schmackhaft zu machen: “Fertig gestylt aus dem Salon gehen? Buchen Sie zu Ihrer Pediküre einen schönen farbigen Gel-Lack und machen Sie sich keine Sorgen mehr um Ihre Füße.”

Denk dran: Die Terminerinnerung wird automatisch gesendet. Wenn du also beispielsweise saisonale Aktionen in deiner Erinnerungsmail eingebunden hast, vergiss nicht, diese aus der Vorlage zu entfernen, sobald die Aktion vorbei ist. Jetzt aber viel Spaß beim Einrichten deiner Terminerinnerung! Suchst du weitere Vorlagen für deine KundInnenmails? Sieh dir unsere Mailvorlage für eine professionelle Terminbestätigung an.